O Projeto “Preservação, conservação e Acesso”, desenvolvido pela Associação dos Amigos do Arquivo Público do Pará (ARQPEP) e com o Patrocínio do edital Petrobras Cultural continua com o trabalho de tratamento técnico da documentação denominada “avulsa”, ou seja, que não tem nenhuma identificação de origem ou data e, por isso, não está presente no catálogo do acervo do Arquivo Público do Estado do Pará.
Somente durante o mês de junho foram tratados 2.993 documentos em 37 pacotes não identificados no acervo do Arquivo Público. Parece muito, mas este é apenas uma mínima parte de um universo de mais de 1.600 pacotes de documentos. Até o momento o projeto já fez o tratamento técnico de mais de sete mil documentos.
O trabalho no Arquivo Público foi otimizado com o advento do manual de séries, que padronizou os nomes dados para os documentos durante o trabalho. A partir do conteúdo detalhado nestes documentos, o trabalho não nomeia apenas o tipo documental, como ofícios ou memorandos, mas também a sua ação, catalogando-os como ofícios de nomeação ou ofícios de exoneração, por exemplo.
A utilização deste novo tipo de catalogação de documentos só foi possível a partir dos cursos de atualização promovidos pelo projeto, como os realizados durante os meses de janeiro e maio com a Prof. Dra Ana Célia Rodrigues, do curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense.
O responsável pelo setor de documentação do APEP e que coordena o processo de tratamento técnico destes documentos, o historiador Leonardo Torii diz que o trabalho de construção deste manual de séries é constante “O manual tem que ser atualizado periodicamente, pois sempre encontramos novos tipos de documentos para ser catalogado” diz. Ainda de acordo com Torii, o manual de séries desenvolvido para o projeto também será aplicado, no futuro, em todo o acervo do Arquivo Público do Pará, facilitando ainda mais o acesso do pesquisador a esta documentação.
Antonio Pacheco Neto - ASCOM ARQPEP
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