Documentação avulsa do Arquivo Público, por Alex Raiol

O Texto abaixo é do Historiador Alex Raiol, um dos colaboradores do Projeto "Preservação, Conservação e Acesso". Aqui ele compartilha um pouco da sua visão sobre a importância de resgatar a documentação presente no Arquivo Público do Pará, além de falar um pouco sobre o processo arquivístico empregado no trabalho.

Documentação Avulsa no Arquivo Público.

Inicialmente gostaria de frisar a honra que é para mim, como cidadão e profissional, integrar o pequeno e motivado grupo responsável pela árdua, instigante e prazerosa missão de fazer o arranjo técnico de uma documentação avulsa do Arquivo Público do Estado do Pará. Aproveito a oportunidade para lembrar que o conteúdo desses documentos era até então desconhecido, pois os mesmos estavam acondicionados em pacotes com a mínima ou quase inexistente informação a seu respeito e que há anos se encontravam obscuros nos porões do prédio do arquivo.

Para melhor desempenhar essa atividade foi ofertado, no final do mês de janeiro, ao corpo funcional do projeto e aos demais funcionários da instituição, o curso de “Organização e Descrição de Documentos Acumulados em Arquivos Históricos”, ministrado pela Professora Dra. Ana Célia Rodrigues. Segundo a palestrante, é a partir da denominação normatizada do tipo documental que são estabelecidas as séries documentais.

Sendo assim, a partir de então, optou-se por essa metodologia de trabalho para o desenvolvimento do projeto, que consiste inicialmente no manuseio e leitura individual das peças documentais objetivando identificar sua espécie documental (divisão do gênero do documento que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como por exemplo: ata, carta, memorando, petição, requerimento e ofício); definição da série documental, a partir da identificação de uma sequência dos tipos documentais; a materialização dos dados levantados em ficha de identificação e por último o arquivamento das fichas de identificação de tipos documentais ordenadas alfabeticamente por tipologia, subgrupo e grupo de documentos.

Portanto, essa metodologia de trabalho além de ordenar as diversas e distintas séries documentais de forma a facilitar o acesso e pesquisa das mesmas, possibilita-nos principalmente conhecer e adequar o acervo as mais práticas arquivísticas. Além do mais, a oportunidade de participar do referido projeto nos dá a satisfação de iniciar o trabalho do arranjo técnico dessa documentação até então inédita, que democratizará futuramente suas informações contidas nessa grande massa documental, possibilitando e suscitando, talvez, novas e instigantes possibilidades de pesquisas.

Alex de Andrade Raiol.