"Preservação e Acesso" avança no tratamento técnico da documentação avulsa do Arquivo Público

O Projeto “Preservação, conservação e Acesso”, desenvolvido pela Associação dos Amigos do Arquivo Público do Pará (ARQPEP) e com o Patrocínio do edital Petrobras Cultural continua com o trabalho de tratamento técnico da documentação denominada “avulsa”, ou seja, que não tem nenhuma identificação de origem ou data e, por isso, não está presente no catálogo do acervo do Arquivo Público do Estado do Pará.

Somente durante o mês de junho foram tratados 2.993 documentos em 37 pacotes não identificados no acervo do Arquivo Público. Parece muito, mas este é apenas uma mínima parte de um universo de mais de 1.600 pacotes de documentos. Até o momento o projeto já fez o tratamento técnico de mais de sete mil documentos.

O trabalho no Arquivo Público foi otimizado com o advento do manual de séries, que padronizou os nomes dados para os documentos durante o trabalho. A partir do conteúdo detalhado nestes documentos, o trabalho não nomeia apenas o tipo documental, como ofícios ou memorandos, mas também a sua ação, catalogando-os como ofícios de nomeação ou ofícios de exoneração, por exemplo.

A utilização deste novo tipo de catalogação de documentos só foi possível a partir dos cursos de atualização promovidos pelo projeto, como os realizados durante os meses de janeiro e maio com a Prof. Dra Ana Célia Rodrigues, do curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense.

O responsável pelo setor de documentação do APEP e que coordena o processo de tratamento técnico destes documentos, o historiador Leonardo Torii diz que o trabalho de construção deste manual de séries é constante “O manual tem que ser atualizado periodicamente, pois sempre encontramos novos tipos de documentos para ser catalogado” diz. Ainda de acordo com Torii, o manual de séries desenvolvido para o projeto também será aplicado, no futuro, em todo o acervo do Arquivo Público do Pará, facilitando ainda mais o acesso do pesquisador a esta documentação.

Antonio Pacheco Neto - ASCOM ARQPEP

Seja um associado da ARQPEP

Fundada em 2008, a Associação dos Amigos do Arquivo Público do Estado do Pará (ARQPEP) tem como principal objetivo ajudar e promover a preservação do patrimônio documental do Estado. Durante estes quatro anos de atividades, a ARQPEP trouxe para dentro do Arquivo Público projetos, equipamentos e pessoal que ajudaram a tratar com o devido cuidado a histórica documentação que faz parte da instituição, considerado o mais importante acervo documental da Amazônia e o terceiro em relevância do país.

O projeto “Preservação e Acesso: digitalização da documentação da colônia”, realizado com patrocínio do Edital Caixa Cultural, permitiu equipar e modernizar o Arquivo Público para promover a preservação, conservação e a digitalização do Fundo da Secretaria da Capitania, a mais antiga documentação do acervo da instituição e que foi reconhecida pela UNESCO com o selo “Memory of the World – MoW” devido ao seu inestimável valor histórico e cultural.

Atualmente a ARQPEP desenvolve, com patrocínio do edital Petrobras Cultural, o projeto “Preservação, conservação e acesso: proposta de tratamento técnico da documentação ‘avulsa’ do Arquivo Público do Estado do Pará”. O projeto tem como objetivo identificar, higienizar e recuperar aproximadamente 1.600 pacotes de documentos não identificados do Acervo do Arquivo Público.

Além das atividades dentro do Arquivo Público, a ARQPEP também firma parcerias fora do Arquivo Público, como a realizada com a Igreja Assembleia de Deus no ano de 2011. Através desta parceria, a ARQPEP forneceu ajuda técnica para a melhor preservação do acervo documental da Igreja, que comemorou o seu centenário no ano passado.

Com aproximadamente uma centena de associados, a ARQPEP está continuamente aberta para novas adesões. A estrutura da ARQPEP é democrática e todos podem se manifestar, dando sugestões, criticando, discutindo pautas e tomando decisões em conjunto. Para participar destas discussões basta ser um associado. A diretoria da ARQPEP periodicamente promove reuniões ordinárias e é transparente quanto á prestação de contas dos projetos e da anuidade dos Associados, dispondo para todos os interessados o balanço anual de contas da Associação.

Por isso convidamos todos os interessados na mesma causa defendida pela Associação dos Amigos do Arquivo Público do Estado do Pará para se tornar um associado da ARQPEP. Unificando os esforços, podemos construir uma nova realidade para a situação da preservação documental no Estado e no País.

Antonio Pacheco Neto - ASCOM ARQPEP

Associação dos Amigos do Arquivo Público do Pará promove curso de Gestão de Documentos

A Associação dos Amigos do Arquivo Público do Estado do Pará e a FACCIO - Consultoria e Serviços Educacionais promovem de 9 até 11 de maio o curso de Eliminação de Documentos, ministrado pela Professora Doutora Ana Célia Rodrigues, coordenadora do curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense. O Curso faz parte do projeto “Preservação, Conservação e Acesso”, desenvolvido pela Associação dos Amigos do Arquivo Público do Estado do Pará e com patrocínio da Petrobras.

Ao longo destes três dias, no prédio do Arquivo Público do Pará, funcionários do Arquivo e de outros órgãos do passarão por uma atualização sobre o Programa de Gestão de Documentos, descobrindo não apenas modos mais seguros de descarte de material documental, mas também métodos mais efetivos de guardas dessa documentação desde a sua produção e tramitação até a chegada aos arquivos de forma segura, guardando documentos que precisam ser preservados e eliminando outros.

Para a Professora Ana Célia Rodrigues, infelizmente, o conceito de Gestão de documentos não abarca os Arquivos Permanentes, pois, de acordo com convenções arquivísticas, quando esta documentação se torna permanente já está provada o seu valor de guarda. Porém são os Arquivos Públicos que têm a responsabilidade de coordenar procedimentos de gerência de documentação que serão continuados por outros órgãos do Estado: “Cabe aos Arquivos Públicos acompanhar a produção da memória do Estado, afinal são esses documentos que sustentam direitos e deveres do cidadão”, afirma.

Ainda para a professora, a eliminação de documentos sem critérios é um problema comum em todo o país, tendo como principal desculpa a obstrução do espaço físico. Um exemplo desta falta de percepção do que deve ou não ser guardado foi a eliminação de um volume substancial de cartas que a prefeitura de Santos, em São Paulo, recebeu quando elegeu seu primeiro representante diretamente depois de décadas de intervenção federal, uma mulher do Partido dos Trabalhadores.

“Isso mexeu com o imaginário da população, que teve pela primeira vez uma mulher de um partido de esquerda como governante. Quando todo este volume foi descartado, muito dos anseios, reivindicações e vontades daquela sociedade da época que estava registrado foi perdida”, lamenta Rodrigues.

Com a reunião de representantes de diversos órgãos do governo, o curso também foi uma oportunidade para discutir a situação atual dos arquivos distribuídos pelas inúmeras secretarias e autarquias no Pará, além de visualizar o panorama da realidade destes na atualidade no Brasil.

Antonio Pacheco Neto - Ascom Arqpep

Associação dos Amigos do Arquivo Público do Pará realiza curso sobre eliminação de documentos

Nos dias 9, 10 e 11 de maio será realizado no prédio do Arquivo Público do Estado do Pará o curso de Eliminação de Documentos. Ministrado pela Professora Doutora Ana Célia Rodrigues, coordenadora do curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense, o curso é voltado para os servidores do APEP e faz parte do projeto “Preservação, Conservação e Acesso”, desenvolvido pela Associação dos Amigos do Arquivo Público do Estado do Pará e com patrocínio da Petrobras.

O objetivo principal deste projeto é identificar, catalogar, higienizar e recuperar cerca de 80 metros lineares de documentos avulsos que fazem parte do acervo do APEP e nunca receberam nenhum tipo de tratamento técnico adequado. Também faz parte do projeto a capacitação dos servidores do APEP quanto ao melhor modo de catalogar e organizar estes documentos, para depois disponibilizá-los ao pesquisador e ao público em geral.

O curso de Eliminação de Documentos terá módulos teóricos e práticos e nele os servidores do APEP aprenderão mais sobre a identificação e a organização de documentos, garantindo a eficiência no controle dos arquivos e agilidade na localização e recuperação de informações, além de elaboração de plano de classificação e de inventários de arquivos.

Antonio Pacheco Neto - Ascom Arqpep

Uma visão das etapas do tratamento técnico.

O Projeto "Presevação, Conservação e Acesso" está tratando aproximadamente 80 metros lineares de documentos avulsos pertencentes ao acervo do Arquivo Público do Estado do Pará que nunca foram identificados e disponibilizados para o público. Esta não é uma simples tarefa e neste post você vai ver todas as etapas que os documentos passam durante este processo de tratamento técnico.

Inicialmente todos os documentos alvos do projeto estão acondicionados em pacotes amarrados com barbante e armazenados em um depósito.

Os pacotes de documentos são escolhidos aleatoriamente e trazidos para a mesa de trabalho.

Caso o documento esteja em péssimas condições, será identificado e encaminhado para o Núcleo de Preservação e Conservação do Patrimônio Documental.

Para aqueles que podem ser manuseados, é realizada a primeira etapa do tratamento técnico, que é a identificação de fundo, se possível do grupo, da série documental e do ano.

Esse Acervo vai ser dividido por fundo e, em seguida, será catalogado em uma ficha de inventário que mais tarde vão ajudar a compor um catálogo.

Os documentos são acondicionados em pastas especiais para depois serem armazenados em caixas arquivos. Portanto, ao final, todos os documentos possuem dois invólucros. Por último, as caixas arquivo são arrumadas em estantes.

Documentação avulsa do Arquivo Público, por Alex Raiol

O Texto abaixo é do Historiador Alex Raiol, um dos colaboradores do Projeto "Preservação, Conservação e Acesso". Aqui ele compartilha um pouco da sua visão sobre a importância de resgatar a documentação presente no Arquivo Público do Pará, além de falar um pouco sobre o processo arquivístico empregado no trabalho.

Documentação Avulsa no Arquivo Público.

Inicialmente gostaria de frisar a honra que é para mim, como cidadão e profissional, integrar o pequeno e motivado grupo responsável pela árdua, instigante e prazerosa missão de fazer o arranjo técnico de uma documentação avulsa do Arquivo Público do Estado do Pará. Aproveito a oportunidade para lembrar que o conteúdo desses documentos era até então desconhecido, pois os mesmos estavam acondicionados em pacotes com a mínima ou quase inexistente informação a seu respeito e que há anos se encontravam obscuros nos porões do prédio do arquivo.

Para melhor desempenhar essa atividade foi ofertado, no final do mês de janeiro, ao corpo funcional do projeto e aos demais funcionários da instituição, o curso de “Organização e Descrição de Documentos Acumulados em Arquivos Históricos”, ministrado pela Professora Dra. Ana Célia Rodrigues. Segundo a palestrante, é a partir da denominação normatizada do tipo documental que são estabelecidas as séries documentais.

Sendo assim, a partir de então, optou-se por essa metodologia de trabalho para o desenvolvimento do projeto, que consiste inicialmente no manuseio e leitura individual das peças documentais objetivando identificar sua espécie documental (divisão do gênero do documento que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como por exemplo: ata, carta, memorando, petição, requerimento e ofício); definição da série documental, a partir da identificação de uma sequência dos tipos documentais; a materialização dos dados levantados em ficha de identificação e por último o arquivamento das fichas de identificação de tipos documentais ordenadas alfabeticamente por tipologia, subgrupo e grupo de documentos.

Portanto, essa metodologia de trabalho além de ordenar as diversas e distintas séries documentais de forma a facilitar o acesso e pesquisa das mesmas, possibilita-nos principalmente conhecer e adequar o acervo as mais práticas arquivísticas. Além do mais, a oportunidade de participar do referido projeto nos dá a satisfação de iniciar o trabalho do arranjo técnico dessa documentação até então inédita, que democratizará futuramente suas informações contidas nessa grande massa documental, possibilitando e suscitando, talvez, novas e instigantes possibilidades de pesquisas.

Alex de Andrade Raiol.

Projeto resgata Documentação Avulsa no Arquivo Público do Pará.

Prestes a comemorar 111 anos de existência, o Arquivo Público do Estado do Pará é reconhecidamente uma das maiores instituições arquivísticas brasileiras, sendo prestigiado  pela UNESCO com o selo “Memória do Mundo/Memory of the World – MOW”, pelo seu trabalho com a guarda da documentação do período colonial da Amazônia (1649 – 1823).

Dentro do seu acervo, que recebe visitas de pesquisadores do Brasil e do Mundo, estão importantes documentos e iconografias como a ata da adesão do Pará à independência, os documentos da administração do diretor Emílio Goeldi no Museu Paraense e da administração do interventor Magalhães Barata. Porém, quais outras preciosidades se escondem no seu centenário prédio?

Em duas salas no Arquivo Público estão guardados 1663 pacotes, alguns em avançado estado de deterioração e todos sem nenhuma identificação. Dentro destes pacotes estão documentos que percorrem quase quatro séculos de história do Estado.

Agora, através do Projeto "Preservação, Conservação e Acesso: proposta de tratamento técnico da documentação avulsa do Arquivo Público do Estado do Pará", desenvolvido pela Associação dos Amigos do Arquivo Público do Estado do Pará (Arqpep), e com patrocínio do Programa Petrobras Cultural, este precioso acervo, denominado de “Documentação Avulsa” finalmente recebe a devida atenção.

O projeto está sendo coordenado pelo historiador Leonardo Torii e pela restauradora Ethel Soares, que encaram o trabalho de identificar, higienizar e recuperar todo este volume de documentação para finalmente disponibilizá-lo para o acesso do público em geral.

“O principal desafio é a identificação deste material, pois é comum em um mesmo pacote encontrar documentos dos séculos XVIII, XIX e XX, de origens e fundos diferentes”, explica Torii.

Ainda de acordo com os coordenadores do projeto, este acúmulo de documentação sem a devida catalogação e tratamento é fruto de décadas de descaso com arquivos tão importantes como ocorrências policiais e boletins médicos que foram direcionados para o Arquivo Público e não receberam nenhum tipo de atenção, sendo apenas envelopados e colocados em prateleiras.

Para Ethel Soares, é preciso conscientizar o público que o patrimônio histórico é mais do que apenas prédios e monumentos. “Se mesmo com edificações já há casos notáveis de descaso com o patrimônio imagine com documentos, que é algo muito mais fácil de deteriorar e ainda não é encarado pelo grande público como algo que deve ser preservado”.

Os trabalhos de arquivologia do projeto estão sendo feito com as mais modernas técnicas aplicadas atualmente em grandes instituições, como o Arquivo Público do Estado de São Paulo e Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro. Em janeiro deste ano foi realizado um curso de atualização para todos os funcionários e servidores do APEP ministrado pela Profa. Dra. Ana Célia Rodrigues, coordenadora do curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense.

Com os trabalhos iniciados em janeiro deste ano, e ainda na primeira das quatro etapas do projeto, alguns documentos importantes já foram encontrados dentro de pacotes como os “Autos de Liberdade”, que fazem parte do processo de remoção dos restos mortais do maestro Carlos Gomes.

A previsão de conclusão do projeto é de dois anos. Até lá, o que mais poderá ser encontrado dentro desses pacotes que sobreviveram ao passado só o futuro dirá.

Antonio Pacheco Neto - ASCOM APEP / Arqpep